Корисні поради для роботодавців – нові підходи до адаптації в системі управління персоналом

Відомо, що підходи до адаптації в системі управління персоналом повинні постійно оновлюватися з урахуванням вимог ринку, розвитку корпоративної культури компанії. І звичайно, адаптація є унікальним процесом, за яким можна оцінити рівень кадрового менеджменту в організації. Ми розповімо вам про те, адаптувати молодих фахівців і про те, як уникнути помилок, які допускають багато роботодавців.

Адаптація молодих фахівців

Молоді фахівці – складні співробітники для менеджера по персоналу. Для вчорашнього студента робота у вашій компанії може стати першою в житті. Тому потрібно обов’язково продумати, як організувати процес адаптації молодого фахівця і допомогти йому успішно зробити перші кроки по кар’єрних сходах. Завдання складне, але цікава.

Адаптація вчорашніх студентів, щоб вони могли стати справжніми професіоналами

Випускники вузів особлива група співробітників. На відміну від досвідчених колег, молодим людям необхідна комплексна адаптація, що зажадає від служби персоналу чіткої, орієнтованої на кожного конкретного співробітника програми дій по вживанию, пристосуванню до роботи в компанії.

У випускника найчастіше завищена самооцінка щодо своїх професійних здібностей і, відповідно, завищені очікування щодо майбутньої роботи в цілому і зарплати зокрема. Молодий фахівець може не володіти навичками роботи в команді та підпорядкування керівнику, навичками ділового спілкування. Крім того, випускник поки ще не знає, як застосувати на практиці теоретичні знання, не має навичок управління та планування свого робочого часу, не знає основ трудової дисципліни і ділової етики. Все це необхідно враховувати при складанні програми адаптації.

Підготовчий етап адаптації

Роботу по адаптації молодих фахівців слід починати з підготовчого етапу, коли вони ще студенти. Так, наприклад, партнери і менеджери компанії-роботодавця можуть читати лекції про нові тенденції в бізнесі. Колишні випускники вузів, які вже працюють в компанії, будуть хорошими кураторами лекційних програм. Вони можуть провести паралелі зі своїм навчанням в цьому вузі, а також розповісти про своє сприйняття перших робочих днів в компанії, відзначити, що з вузівської освіти їм особливо стало в пригоді.

Ще одним способом знайомства студентів з компанією може бути участь у днях кар’єри університету. Команда співробітників приїжджає до вузів, щоб розповісти про компанію і відповісти на питання. В рамках цих презентацій студентам можна запропонувати взяти участь в ділових іграх, як правило, моделюють ситуації, з якими молоді фахівці можуть зіткнутися на практиці. Також хороший спосіб розповісти про компанію майбутнім співробітникам проведення дня відкритих дверей. Можна запропонувати програми стажувань студентам профільних університетів. В результаті, коли випускник приходить на роботу до вас, він вже багато знає про компанію та про професійні перспективи. Але на цьому процес адаптації не зупиняється.

На етапі підбору персоналу необхідно отримати якомога більше інформації про молодого співробітника. Для цих цілей добре використовувати різноманітні діагностичні методи. Всю отриману інформацію необхідно аналізувати, виділяти загальні напрямки роботи з адаптації. Наприклад, освоєння технологій роботи, алгоритмів дій при виконанні робочого завдання, формування навичок по самоорганізації і тайм-менеджменту. На цьому етапі важливо виділити критерії успішного проходження програми адаптації молодим фахівцем.

Наступний етап полягає в детальній розробці та реалізації програми адаптації. Для надання допомоги випускнику призначають наставника. Крім цього, неоціненну допомогу може надати радник з розвитку кар’єри. Цей фахівець буде обговорювати успіхи і невдачі, ділитися своїм досвідом і баченням майбутнього. Навчання молодого співробітника можна побудувати в формі, що нагадує клас. З одного боку, випускник займається звичною для себе діяльністю – навчається. З іншого боку, він вже живе за новим робочим, а не навчального, розпорядком, оточений колегами, знайомиться з новими людьми.

Професійний досвід молоді спеціалісти отримують, працюючи над проектами. Перевагою подібних програм адаптації є використання основних мотиваторів молодих фахівців – надання можливості зробити кар’єру і отримати грошову винагороду за успіхи (бонуси, збільшення заробітної плати і т. П.), Виконання роботи, що відповідає інтересам співробітника і потреби в самореалізації. На цьому етапі молодий фахівець опановує алгоритмами роботи, вивчає специфіку компанії, формує свій стиль взаємодії з колегами і клієнтами, аналізує помилки і вчиться способам їх попередження та виправлення.

На етапі підбиття підсумків адаптації провідні фахівці оцінюють результати роботи випускника. Далі завдання починають ускладнюватися, ступінь самостійності при їх виконанні збільшується. Після закінчення адаптаційного періоду молодий співробітник, використовуючи засвоєні алгоритми роботи, удосконалює їх і розробляє свої, накопичує досвід щодо виконання професійних завдань різної складності, успішно налагоджує контакти з колегами і клієнтами, приймає участь в розробці і реалізації проектів компанії, дотримується правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни. Він коригує свою самооцінку з урахуванням професійних досягнень, адекватно сприймає систему оплати праці, вміє справлятися зі стресом і реагувати на доручення керівництва, плануючи і коригуючи свою роботу для її успішного виконання.

Покрокова інструкція, як організувати адаптацію співробітника

Зазвичай виділяють наступні напрямки роботи з адаптації: введення в організацію, введення в підрозділ, входження в посаду, які передбачають знайомство нового співробітника з особливостями роботи в компанії.

Розробляючи програму адаптації випускника, можна керуватися наступною послідовністю дій, яка варіюється в залежності від специфіки роботи, компанії.

Крок 1. Складаємо список співробітників, які братимуть участь в розробці програми адаптації випускників у вашій компанії. Це можуть бути лінійні керівники, менеджери підрозділу і співробітники служби по персоналу.

Крок 2. Визначаємо мету програми допомогу в адаптації новачків, їх «входження» в професію. Необхідно описати, що хочемо отримати в результаті. Це буде головним орієнтиром при роботі з молодим фахівцем.

Крок 3. Визначаємо список питань, які можуть виникнути у нових співробітників в процесі роботи. Для цього можна використовувати опитування фокус-групи співробітників, аналітичні матеріали служби по персоналу про труднощі перших днів адаптації.

Крок 4. Формулюємо відповіді на ці питання і готуємо перелік відомостей, які будуть необхідні молодому фахівцеві, плануємо заходи з адаптації та змістовно наповнюємо ними програму, визначаємо види зворотного зв’язку співробітника з менеджером (керівником підрозділу), призначаємо відповідального за проведення заходів по адаптації.

Крок 5. Складаємо детальну програму перших днів співробітника в компанії і готуємо друковані матеріали.

Крок 6. Визначаємо потреби новачка в навчанні, коригуємо програму з урахуванням його особливостей.

Крок 7. Контролюємо хід виконання програми з адаптації, аналізуємо результати роботи молодого співробітника спільно з іншими фахівцями, підводимо підсумки, формулюємо висновки.

Складаючи програму адаптації випускника, необхідно пам’ятати про особливості роботи з молодими фахівцями. Вони динамічно розвиваються, готові до професійного навчання, відкриті для освоєння нових технологій роботи і при наявності потенціалу можливостей і здібностей роблять це досить швидко. Не варто забувати і про особистісному розвитку молодого фахівця, так як період адаптації пов’язаний зі стресом і процесом переосмислення цінностей та ідеалів. Мінімізувати негативні наслідки адаптаційного періоду допоможуть уважне ставлення, своєчасна допомога і адекватну винагороду за успіхи. Пам’ятайте, що перші дні і місяці роботи новачка багато в чому впливають на його ставлення до роботи, колегам і його плани на майбутнє: працювати у вас або, котрі накопичили достатньо знань і набувши досвіду, піти до конкурентів.

                                                                Помилки в системі адаптації персоналу

Система адаптації у багатьох компаніях йде по одній схемі: знайомство з колективом – входження в роботу – оцінка результатів. Все вірно, однак адаптація кожної категорії фахівців має свої особливості. Так, наприклад, адаптація співробітників нижчої ланки і обслуговуючого персоналу, як правило, зводиться до підписання всіх необхідних документів. У невеликих компаніях і фірмах «сімейного» типу цілеспрямовану роботу по адаптації новачка теж зазвичай не проводять, пускаючи справу на самоплив. Практика показує, що найчастіше в адаптації потребують рядові фахівці та менеджери середньої ланки. Про них і піде мова в цій статті.

Всі адаптаційні заходи спрямовані на нового співробітника

Помилка № 1

Найчастіше ситуація складається таким чином, що:

новий співробітник прийшов на посаду, яку не проти були б зайняти інші члени команди. Звідси – ревнощі, образа з боку колег;

співробітник прийшов, на думку багатьох, на все готове, більшість із старожилів кажуть: «Зі мною так не возилися». Це так звана офісна дідівщина;

новачка представляють як «зірку», «надію» і «новий погляд». У старих співробітників з’являється захисна реакція, яка пов’язана з бажанням убезпечити свою компетентність. Особливо це стосується працівників старшого віку;

питання новенького нерідко дратують старожилів, так як на половину з них немає чіткого пояснення. Адже часто буває, що багато хто, можливо, навіть нелогічні речі склалися історично;

співробітники не знають про новачка нічого, тому цілком природно, що виникає цікавість, породжує різні чутки.

Вірний шлях

Насправді починати потрібно з команди. Менеджер по персоналу обов’язково повинен побувати в відділі, куди прийде новий співробітник, і поспілкуватися з колективом, відповісти на питання, розповісти всім про програму тренінгів, інструктажів, бесід і т. П., Що належить новачкові, і «включити» колектив в цю систему . На наставника і неформального лідера слід покласти особливу роль – професійне і соціальне заступництво. Можна також в перші два тижні призначити «негласне» чергування: по черзі запрошувати новачка ходити разом на обід. Якщо менеджер по персоналу запитує, навіщо все це потрібно, – значить, він ледачий психолог або прихильник теорії «Порятунок потопаючих – справа рук самих потопаючих».

Старожили повинні бути налаштовані на те, щоб мотивувати нового співробітника ставити якомога більше запитань. Як варіант можна використовувати такий гумористичний гасло, який оголошується і самому новачкові: «Бійся того новачка, який нічого не питає». Команду також потрібно переконати в тому, що нові знання про досвід інших компаній – це розширення професійного кругозору, тому порекомендуйте співробітникам розпитувати новачка про особливості бізнес-процесів його попередніх компаній. Це відмінна можливість обмінятися досвідом.

Крім того, можна запропонувати новачкові написати про себе так, як він сам захоче: де навчався, чим захоплювався, який досвід отримав і т. д.

Керівник оцінює результати роботи нового співробітника і передає заповнені форми в відділ персоналу

Помилка № 2

Процес адаптації перетворюється, таким чином, у формальну процедуру і зводиться до заповнення бланків, які благополучно «осідають» у відділі персоналу.

Вірний шлях

У цих діях не буде помилок, якщо їм передували такі події:

в перші дні роботи менеджер по персоналу повідомляє співробітнику, як проходить процес оцінки результатів випробувального терміну: які форми заповнюються, які критерії лежать в основі оцінки, коли і в якому порядку буде проходити обговорення;

безпосередній керівник чітко роз’яснює посадові обов’язки співробітника, індивідуальне завдання на період випробувального терміну, правила, норми і стандарти поведінки в офісі;

новий співробітник розуміє, що він також буде сам оцінювати себе і обговорювати з керівником можливості поліпшення своєї роботи.

Якщо співробітник робить щось не так – він першим повинен дізнатися про це. Причому від свого безпосереднього керівника і не пізніше, ніж через місяць роботи в компанії. Якщо керівник авторитарний, бажано, щоб у бесіді брав участь HR-менеджер компанії.

Таким чином, підведення підсумків випробувального терміну – це не тільки заповнення бланків, наданих кадровою службою. Це тристоронній процес: активна взаємодія керівника, менеджера з персоналу і нового співробітника. Як результат цього процесу – коментарі керівника і HR-а – клопотання, рекомендації, заявки (наприклад, на додаткове навчання). А також відомості про самооцінку співробітника, рівні самокритичності, його побажання щодо подальшого навчання та розвитку. Обговорення з співробітником результатів і можливостей вдосконалення його діяльності – знак поваги його як особистості.

Інспектор з кадрів говорить новачкові: «Це ваша посадова інструкція. Підпишіть »

Помилка № 3

Такий підхід може означати тільки те, що інструкція формальна і може підійти під будь-яку професію, варто лише змінити кілька слів. В цьому випадку гасла про привітанні ініціативи, конструктивному діалозі і залученості співробітників в загальну справу звучать кілька фальшиво і непереконливо.

Вірний шлях

Щоб уникнути цієї помилки, необхідно, щоб в перші дні роботи безпосередній керівник обговорив з новачком всі пункти його посадової інструкції. У них має бути однакове розуміння того, що означає та чи інша фраза, не повинно бути розбіжностей в термінології. Якщо посада нова, то доцільно дати тиждень-другий на обкатку змісту посадової інструкції або, як варіант, дати можливість співробітникові підготувати свій проект на основі корпоративного зразка. Участь співробітника в складанні, редагуванні або хоча б обговорення своєї посадової інструкції з безпосереднім керівником до моменту її підписання – прояв поваги і приклад двосторонньої співпраці.

Адаптація – це справа менеджера з персоналу і, в крайньому випадку, – безпосереднього керівника

Помилка № 4

Це досить поширений стереотип. Однак співробітнику в процесі виконання роботи доведеться стикатися з набагато більшою кількістю людей. І буде краще, якщо ви представите нову людину всім, з ким він буде взаємодіяти.

Вірний шлях

Чим з великим числом співробітників познайомлять новачка, тим більше у нього буде можливостей зрозуміти специфіку роботи у вашій компанії, взаємин в колективі, з співробітниками. HR-у слід внести в адаптаційну програму розклад зустрічей, які, в залежності від посади нового співробітника, можуть займати від 15 хвилин до години. Співробітник повинен побувати в кожному структурному підрозділі компанії, з яким йому доведеться взаємодіяти в подальшій роботі. Завдяки таким зустрічам він дізнається, чим займається той чи інший відділ, який порядок роботи, а також отримає інформацію про нові проекти і познайомиться з колективом. Майбутнім колегам завжди знайдеться, що обговорити, роз’яснити, навчити, проінструктувати. Якщо менеджер по персоналу задає питання: навіщо стільки людей відволікати від роботи, він не на своєму місці або щось недостатньо розуміє в професії. Надішліть його вчитися.

Порада: Даючи новачкам ознайомитися з правилами внутрішнього трудового розпорядку, використовуйте такий прийом: після прочитання документа всі нові співробітники повинні задати два питання саме про те, про що не написано в ПВТР. Завдяки цьому можна буде скорегувати текст таким чином, щоб в майбутньому подібних питань не виникало.

Новий співробітник навряд чи зможе запропонувати щось цікаве в перші дні роботи

Помилка № 5

А дарма … Недооцінка здібностей нових співробітників може позбавити вас багатьох цікавих пропозицій.

Вірний шлях

Потрібно відразу включати новачка в роботу і залучати до прийняття рішень. Компанії, в яких проводиться анкетування співробітників через два-три місяці їх роботи, серйозно підходять до діагностики корпоративної культури. Це хороша можливість виявити проблеми, що лежать, здавалося б, на поверхні. Нові співробітники ще можуть поглянути «незамиленим» поглядом на дійсність, порівняти компанію зі своїми попередніми роботодавцями (можливо, навіть конкурентами), внести пропозиції, задати керівництву ті питання, на які вони поки не отримали відповіді.

Питання можна об’єднати і запропонувати керівнику відповісти на них в особистій бесіді або на обіді з групою новачків, які успішно пройшли випробувальний термін. Керівникам вищої ланки також корисно дізнатися думку нових співробітників. Адже іноді якісь ініціативи старожилів, покладені під сукно, повторюються в словах новачків і впливають на процеси змін в компанії.

Порада: У перший робочий день нового співробітника обов’язково отримаєте від нього зворотний зв’язок, дайте йому можливість поділитися враженнями. Для новачка це буде хорошою підтримкою в незнайомому середовищі, а вам дозволить вже на початковому етапі спрогнозувати можливі проблемні моменти і вчасно на них відреагувати.

Програма адаптації повинна включати в себе тільки добре налагоджені технології

Помилка № 6

Багато управлінців бояться пропонувати експерименти новачкам, щоб зайвий раз їх не бентежити. Однак якраз з новими працівниками можна спробувати нові методи роботи.

Вірний шлях

Багато нововведеннь, які відділ персоналу хотів би запропонувати на суд вимогливої публіки давно працює – можна «обкатувати» на новичках  пілотні проекти. Наприклад, який-небудь новий тренінг щодо особливостей ефективних комунікацій, на новорічній вечірці ввести традицію тосту від самого почесного ветерана самому «зеленому» співробітнику або традиційний виступ новачків року з веселою імпровізацією. Нові працівники компанії не знають, як було раніше, тому якщо ви їх переконаєте, що прийнято вносити пропозиції щодо поліпшення програми, яку вони самі пройшли, – в творчість будуть залучені і вони.

Час, витрачений на адаптацію нового співробітника, не повинно перевищувати період випробувального терміну

Помилка № 7

Якщо за умовами трудового договору випробувальний термін завершено, це зовсім не означає, що співробітник успішно адаптувався в компанії.

Вірний шлях

При розробці програми адаптації потрібно враховувати специфіку роботи і індивідуальні якості працівника. Так, наприклад, в підвищеній увазі з боку співробітників служби персоналу і з боку безпосереднього керівника потребують вчорашні випускники шкіл і вузів. Адже у них ще немає досвіду роботи, їм потрібно засвоїти величезний обсяг інформації. Крім того, значно більший термін для того, щоб повністю освоїтися на посаді, потрібно керівникам підрозділів і топ-менеджерам. Так як на цих співробітниках лежить відповідальність за прийняття рішень, їм необхідно якомога краще дізнатися специфіку бізнесу і корпоративної культури компанії. Що не завжди можна зробити за два-три місяці, які зазвичай триває офіційний період випробування.

Як бачите, адаптація може бути дуже цікавим і постійно розвиваються процесом, який природним чином розвиває команду і компанію в цілому. І в цьому сенсі адаптація як частина процесу розвитку і навчання – найбільш творча кадрова технологія.

Необхідно побудувати процес адаптації таким чином, щоб співробітник навіть і не помічав, як вливається в колектив, стає його невід’ємною частиною так, що створюється враження його багаторічної роботи. Або, навпаки, протягом перших годин або першого робочого дня розуміє, що даний формат не для нього – таке теж буває.

У чому секрет, запитаєте ви?

  1. Процес адаптації не повинен бути формальним. Він повинен бути природним для компанії, а домогтися цього можливо тільки особистим ставленням команди відділу персоналу і залученістю керівників. Ми радо приймаємо нових співробітників і на етапі їх знайомства з компанією створюємо максимально комфортні умови, для того, щоб знизити рівень стресу і невідомого для новачка. Я навіть роблю каву або чай новим співробітникам, поки вони заповнюють кадрові документи – це спонукає до спілкування і дозволяє створити теплу атмосферу.
  2. Після того, як співробітник заповнив усі необхідні документи, я приділяю йому час і розповідаю про нашу компанію, включаючи акценти на основних правилах і традиціях. Це дозволяє підтвердити те, про що вже читав співробітник в документах і зробити розповідь більш живим. Відповідаю на питання співробітника.
  3. Ніщо так не знімає стрес, як розуміння простої географії компанії. Тому в нашій компанії екскурсії по всьому підприємству, включаючи виробництво, офіс, місця загального користування і розповідь про кожній окремій ділянці – звична справа. Адже в перші дні новий співробітник не завжди пам’ятає, з якої сходах він перший раз увійшов в офіс компанії. Тому екскурсія та розповідь про можливості кожної ділянки, знайомство зі співробітниками відділів, з якими буде працювати новачок – важлива частина адаптації.
  4. Організація робочого місця співробітника. Це окрема тема. Багато новачків з переляком реагують на реальну турботу про їхній комфорт, думаю, це наслідок невисокого рівня комфорту на колишніх місцях роботи. Тому моє завдання – забезпечити нового співробітника всім необхідним, щоб він міг вільно приступити до роботи. Але без фанатизму, недавно один співробітник попросив замінити йому новеньку клавіатуру, тому що та з-за своєї новизни, скрипіла і важче натискалися кнопки. У цьому випадку, як то кажуть – «поганому танцюристу …» Але це теж показник адаптивності співробітника.
  5. До моменту виходу нового співробітника для нього вже підготовлений план адаптації та завдання на випробувальний термін. Готуємо їх спільно з керівником новачка. Вони включають заходи, терміни, відповідального. Це дозволяє уникнути незручності в перший день роботи і просиджування новачка перед монітором.
  6. Щоденна робота з керівником в перший тиждень роботи.
  7. Важливо своєчасно давати зворотний зв’язок по ходу кожного етапу і за результатами роботи. У нашій компанії ми виробили правило: до кінця випробувального терміну ми повинні чітко розуміти, чи успішно його пройдено. Якщо на етапі перших двох тижнів ми розуміємо, що є серйозні відхилення від очікувань, ми відразу озвучуємо їх новачкові.
  8. І саме, мабуть, головне. Новий співробітник завжди повинен знати – до кого він може звернутися з тих чи інших питань. Правильні комунікації на початковому етапі адаптації співробітника в компанії – запорука успішного проходження випробувального терміну. І важливо не припиняти роботу з адаптації співробітника після закінчення випробувального терміну, тому що процес адаптації, як правило довше на пару трійку місяців, ніж сам випробувальний термін.

 

Сподіваємось, що наші поради будуть корисні вам!